Come motivare i tuoi dipendenti e aumentarne la produttività

Fonte: Whappy.it

Ogni dipendente, nello svolgimento del proprio lavoro, è motivato in maniera diversa. Avere una chiara comprensione di ciò che spinge ogni membro del team nell’ottenere buoni risultati, può risultare fondamentale per il successo dell’azienda.

Un buon leader HR deve essere in grado di gestire in modo efficace le motivazioni del suo team. Abbiamo quindi deciso di scrivere questo articolo per aiutare tutti i manager e tutti gli imprenditori che vogliono scoprire le migliori strategie per motivare i dipendenti e, in ultimo, aumentarne la produttività.

Alla motivazione si lega infatti la produttività: dipendenti soddisfatti e motivati lavorano in modo più efficace determinando un aumento e un miglioramento delle loro prestazioni.

Ma vediamo gli argomenti di questo articolo:

Ecco dunque i nostri consigli per motivare i dipendenti e aumentarne la produttività.

Riconosci e premia sempre un lavoro ben fatto

Molti manager pensano che sia dovere di ogni dipendente fare il lavoro per cui sono stati assunti e farlo al meglio.

Si tratta sicuramente di una convinzione legittima; tuttavia il riconoscimento è una parte molto importante nei rapporti tra dipendenti e responsabili. In questo modo, infatti, si stabilisce una connessione emotiva: l’elemento fondamentale in grado di stimolare l’impegno dei dipendenti e soddisfare i bisogni fondamentali di ogni individuo di stima e di appartenenza all’interno di un gruppo.

Come spiega Liz Guthridge, coach del Connect Consulting Group in South Carolina, il riconoscimento soddisfa un bisogno fondamentale nel mondo del lavoro:

“Le persone bramano il riconoscimento. Il riconoscimento conferma che stai facendo la cosa giusta e ti incoraggia a continuare a farlo. Inoltre, l’atto di dare e ricevere riconoscimento fa sentire bene sia il donatore che il ricevente, grazie all’aumento dei livelli di dopamina, il neurotrasmettitore del benessere. “

Riconoscimenti e premi sono strumenti che permettono di migliorare in modo significativo le performance. Nel rapporto WorkHuman Research Institute 2016 il 79% degli intervistati ha detto che programmi di riconoscimento e programmi a premi li spingono a lavorare più duramente.

Infine, riconoscere un lavoro svolto bene è un’azione essenzialmente gratuita: può essere sotto forma di un programma formalizzato, o può essere semplice come inviare una email ponderata (o meglio ancora una nota scritta a mano) ai membri del team la quale riporta il loro ottimo lavoro.

Dunque, la domanda non dovrebbe essere “perché dovrei riconoscere il lavoro fatto al mio team?” Ma “Perché non dovrei riconoscere il lavoro svolto dalla mia squadra?”

Una strategia particolarmente efficace quando si tratta di riconoscere il risultato raggiunto dal team è quella di riconoscere un risultato nel modo più personalizzato possibile: a qualcuno piace un riconoscimento plateale di fronte a tutto l’ufficio, altri preferiscono una mail individuale e riservata.

La motivazione è qualcosa che ognuno di noi sperimenta in modo diverso, non tutte le idee di motivazione del personale funzionano per tutti. È importante per i manager ascoltare la propria squadra e personalizzare le tecniche per adattarsi a ciascuna persona.

Usa la gamification per i compiti più importanti

Un modo per iniettare una sana concorrenza sul posto di lavoro è attraverso la gamification, cioè introducendo elementi di gioco nei compiti più importanti della tua squadra.

Uno degli esempi più interessanti riguarda il metodo introdotto a SnackNation.

Recentemente, SnackNation Member Success Team (MST) ha introdotto un programma di Achievement and Rewards basato sul gioco che ha avuto notevole successo.

All’interno del programma, ogni dipendente ha la possibilità di raggiungere 3 riconoscimenti:
- Medaglie per la partecipazione di squadra a campagne mensili.
- Distintivi che vengono sbloccati quando si raggiungono determinati traguardi, come l’upselling o il numero di problemi risolti.
- Trofei mensili assegnati per prestazioni eccezionali.
Questo esempio offre spunti molto interessanti per provare a pianificare il proprio programma di Achievement and Rewards, personalizzato in base alla propria azienda e agli obiettivi che si vogliono raggiungere.

Tra i programmi più interessanti:
- Abbigliamento aziendale: chi non ama una maglietta o un capellino gratis? Offrire ai dipendenti abbigliamento gratuito e altri prodotti del brand può essere un modo semplice ed economico per dire “grazie”.
- Certificato di successo: presenta un certificato in onore di un risultato specifico.
- Riconoscimento di fronte a colleghi: evidenzia i risultati dei tuoi dipendenti riconoscendoli in una riunione aziendale, in una newsletter o sul sito Intranet aziendale.
- Premi speciali: quando vedi i tuoi dipendenti fare qualcosa di giusto, dai loro una carta regalo. Potresti anche dare i biglietti per un evento sportivo o di uno spettacolo. E per renderlo più accessibile, puoi acquistare buoni regalo da siti web di couponing, come Living Social, Groupon, Restaurant.com, ecc…
- Progetti speciali: offri ai tuoi dipendenti l’opportunità di lavorare su progetti speciali oltre le loro normali responsabilità. Fare questo permetterà loro di crescere e dimostrerà anche la tua fiducia nelle loro capacità di fare un buon lavoro
Come puoi vedere, si tratta solo di alcuni esempi, ma le possibilità sono infinite. Ricorda di considerare anche i soggetti che devi riconoscere: una persona timida e introversa potrebbe non apprezzare un riconoscimento pubblico; al contrario, un leader non aspetta altro.

Concentrati sui premi intrinseci

I soldi sono importanti: dobbiamo tutti mangiare e pagare l’affitto, ma come motivatore, il denaro ha sicuramente i suoi limiti.

Uno studio condotto dall’economista di Princeton Angus Deaton e dallo psicologo Daniel Kahneman afferma che il denaro non contribuisce alla nostra felicità complessiva una volta oltrepassata la soglia dei $ 75.000. I guadagni oltre questa soglia non influiscono in alcun modo sulla nostra soddisfazione quotidiana e quindi non sono un grande motivatore.

Qui è dove entra in gioco la motivazione intrinseca.

La motivazione intrinseca sostiene un dipendente a livello personale; in quanto si focalizza su tutto ciò in cui crede: valori, autonomia, progresso, relazioni.

In questo modo la motivazione non solo sarà più intensa, ma anche più duratura: sono concetti come lo scopo e i valori che muovono realmente l’animo nel lungo periodo.

Dai autonomia al tuo team

Ogni essere umano in quanto tale apprezza l’autonomia: tutti vogliono sentirsi padroni del loro tempo e della loro energia.

La mancanza di autonomia è un metodo infallibile per abbassare drasticamente la motivazione della tua squadra.

Manager e responsabili che concedono autonomia dimostrano fiducia nel proprio team e questo alimenterà in modo significativo la costruzione di un legame emotivo tra
datore di lavoro e dipendente.

La fiducia è il fondamento delle relazioni, soprattutto negli affari.

Lasciare che le persone siano in pieno possesso del loro lavoro permette di costruire una relazione sana e rispettosa tra livelli gerarchici e di percepire, da parte del dipendente, il manager come una figura che può aiutare anziché un elemento che vuole solo avere più risultati e controllo.

A lungo termine, questo atteggiamento crea team autosufficienti e responsabili in quanto ogni dipendente sviluppa e impara i propri processi e comprende come lavorare sia in autonomia sia con il team.

I manager sono spesso reticenti di fronte a questo modo di lavorare, poiché temono che dare troppo spazio alle loro relazioni dirette creerà un ambiente rilassato e i dipendenti ne trarranno vantaggio.

Alla base di questo atteggiamento c’è spesso un problema di mindset dovuto al fatto che sono stati formati con la tecnica “della paura”. Questa impostazione non fa altro che generare manager autoritari e attendisti, mentre ciò a cui è necessario puntare è l’autorevolezza.

L’autorità è corrispondente al potere del grado all’interno dell’organizzazione mentre invece l’autorevolezza è data da ciò che gli altri riconoscono in noi. Mentre la prima è più legata ad uno stile direttivo, la seconda si associa ad uno stile partecipativo.

In azienda ci sono ancora manager convinti che sia necessario tenere un comportamento autoritario, quello del “si fa così e basta”, sebbene uno stile di leadership più aperto si riveli di gran lunga la soluzione migliore per la gestione di un’azienda di successo.

Anche se lo stile autoritario è in alcuni casi utile per uscire da situazioni di emergenza nelle quali ci si deve muovere molto velocemente o si devono dare delle energiche sterzate al sistema, il protrarsi nel tempo di tale stile non può che essere dannoso e deleterio per l’azienda.

Le persone seguono i capi per l’esempio che danno, per quello che dicono e fanno, e per questi se ne distaccano o non li riconoscono come leader. Essere leader significa ispirare e influenzare, avere una visione chiara di dove si vuole andare e saperla trasmettere ai collaboratori.

Leadership significa liberare il talento delle persone, condividere con loro i propri obiettivi e renderli stimolanti e appaganti. Lasciare che i dipendenti si mettano alla prova e gestiscano i loro progetti conferisce loro motivazione, impegno ed entusiasmo.

L’obiettivo in questo caso è dare alla tua squadra un vero senso di proprietà, non solo sui loro progetti più importanti, ma anche su elementi come orari di lavoro e tempo libero.

La capacità di esercitare un controllo sul proprio tempo può essere tanto motivante quanto la soddisfazione che deriva dal partecipare ad un progetto fino al completamento. Un consiglio eccellente su come mantenere i dipendenti motivati e prendere la piena proprietà del loro lavoro.

In questo senso potresti provare a consentire ai dipendenti di impostare le proprie ore di lavoro. Questo è un modo semplice per dimostrare che ci si fida dei propri dipendenti per portare a termine il lavoro senza un controllo troppo pressante.

Se ti concentri sui risultati piuttosto che sulle regole, sarai sorpreso di quanto i tuoi dipendenti saranno motivati ad affrontare la sfida.

Scopri cosa motiva i tuoi dipendenti

I tuoi dipendenti sono tutti molto diversi tra loro: alcuni sono introversi, altri estroversi. Alcuni sono avventurosi e sono stimolati dall’ignoto, altri ancora preferiscono la sicurezza del familiare. Certuni potrebbero desiderare una guida in più, mentre altri sono lavoratori più indipendenti e autonomi.

Ciò significa che i tuoi dipendenti hanno background diversi, sono in diverse fasi della loro vita e sono motivati da fattori diversi. Uno dei più grandi errori che un manager possa commettere è cercare di forzare una soluzione a tutta la forza lavoro, non riconoscendone l’eterogenità che la contraddistingue.

Quindi come valutare le personalità dei dipendenti e adattarle le soluzioni alle diverse persone? La soluzione non è così complessa: devi saper domandare e soprattutto saper ascoltare.

Il modo migliore per motivare i dipendenti è capire che cosa li rende in grado di allineare i loro obiettivi personali e professionali con il loro ruolo nella tua azienda nel miglior modo possibile. Per fare ciò, è necessario dialogare frequentemente con ogni dipendente e fare domande su come stanno andando le cose.

L’obiettivo di questi colloqui è capire cosa provano, cosa per loro è più importante e perché si sentono in quel modo. Prendersi del tempo per ascoltare i tuoi dipendenti aumenterà la loro fiducia nei tuoi confronti e ti darà un’idea di come puoi migliorare le cose nella tua organizzazione.

Prenditi del tempo per conoscere i tuoi dipendenti a livello personale: potresti ritagliare 30 minuti del tuo tempo per conoscere ogni persona della tua squadra a livello personale. Non limitarti a chiedere degli obiettivi di carriera, ma scopri cosa li motiva fuori dal lavoro.

Le nuove tecnologie offrono la possibilità di ricevere informazioni implicite sul comportamento dei dipendenti; cogliendo insights molto rilevanti a riguardo.

Beaconforce è una startup di San Francisco che ha recentemente sviluppato un algoritmo per avere una visione adeguata e istantanea di come stanno le persone. Diventa quindi possibile per i manager sviluppare delle strategie che migliorino i settori meno performanti e carenti e sviluppare un clima aziendale più rispondente alle esigenze di tutti coloro che ci lavorano.

L’obiettivo di queste applicazioni è migliorare il lavoro delle persone in azienda e aiutare i manager a comprendere se i dipendenti siano motivati. Per farlo vengono utilizzati algoritmi di intelligenza artificiale che si basano su studi di psicologia cognitiva.

E’ infatti possibile fornire a tutti i dipendenti dell’azienda cliente un’app che trasforma i feedback forniti dai dipendenti in informazioni quantitative, attraverso algoritmi di intelligenza artificiale.

L’obiettivo è quello di monitorare la motivazione del dipendente in relazione al lavoro che svolge quotidianamente.

I dipendenti ricevono ogni giorno sul loro smartphone un paio di domande a risposta multipla. Le risposte sono poi raccolte, analizzate e trasformate in parametri quantitativi che stabiliranno il grado di motivazione.

I principali parametri che vengono analizzati fanno riferimento ad alcuni elementi fondamentali:
- Chiarezza in relazione agli obiettivi per cui lavora
- Ricezione di feedback sul proprio operato
- Interazione sociale
- Possibilità di crescita e miglioramento
- Livello di autonomia e indipendenza
- Sfide bilanciate
La raccolta dei dati in modo sistematico e periodico consente di creare uno storico sul livello di soddisfazione dei dipendenti e generare così un “behaviour tracking” che analizza l’andamento nell’arco temporale.

Dopo l’analisi si passa all’azione: vengono individuati vari livelli di azione e proposte nuove strategie ai manager. A volte bastano micro-azioni per far lavorare in modo più sereno persone.

Oggi abbiamo la possibilità di farci illuminare dai dati in tempo reale e così avere una panoramica istantanea dei dipendenti, prima che il problema si verifichi.

Chiaramente, a prescindere dalla soluzione o applicazione utilizzata per il behaviour tracking, è fondamentale che quest’ultima venga accettata e quindi correttamente utilizzata dai dipendenti, altrimenti sarà completamente inutile.

Concentrati sul perché

Immaginiamo che un manager debba convincere i membri del proprio team a condividere un importante annuncio aziendale sui social media.

Quale approccio sarà più efficace?

Approccio n. 1: “Per favore, condividi questo post sul tuo profilo su Facebook. È davvero importante. ”

Approccio n. 2: “Per favore condividi questo post sul tuo profilo su Facebook. Questo annuncio è un punto di svolta per la nostra attività; le azioni che otteniamo nelle prime ore dopo il lancio iniziale avranno un impatto maggiormente significativo sul numero di persone che raggiungiamo nel complesso “.

Di fronte alle due alternative, è molto probabile che si propenda per il secondo approccio. Perché?

Impiegare tempo a spiegare le motivazioni che giustificano alcune direttive e indicazioni genera un coinvolgimento molto più elevato da parte dei dipendenti e dei collaboratori.

Una delle più grandi sfide che un manager deve affrontare quando si tratta di motivare i dipendenti è l’educazione dei dipendenti alle motivazioni per cui stanno svolgendo un determinato compito.

Per essere motivato, un dipendente deve rendersi conto dell’impatto del proprio lavoro quotidiano e comprendere appieno come influisce sull’azienda nel suo insieme.

Avere un perchè, oltre ad un cosa e un come, è fondamentale per la tua azienda: fare chiarezza su questo punto permetterà alla tua squadra di svolgere le proprie attività nella stessa direzione. La mission di un’azienda, infatti, è alla base di ogni scelta, decisione e azione di un’organizzazione.

Prova a sfidare i tuoi dipendenti ad identificare il perché svolgono alcuni lavori.

Con questo esercizio è possibile ottenere maggiore chiarezza riguardo al ragionamento alla base delle loro attività quotidiane e aiuta a distinguere i compiti essenziali da quelli non essenziali.

Assicurati di connettere tutte le loro attività con lo scopo ultimo che è alla base della missione della tua azienda. La comprensione di questo fine sarà un importante motivatore nel lungo periodo.

La gamification nel coinvolgimento dei dipendenti

La gamification è uno strumento molto valido che contribuisce ad aumentare il coinvolgimento dei dipendenti.

Le piattaforme di gamification sono in grado di creare un contesto di gioco accattivante e di alimentare la curiosità ed engagement nei partecipanti.

Utilizzare questi concetti all’interno dell’organizzazione aziendale può influenzare il coinvolgimento e le performance dei dipendenti facendo leva sul loro spirito di gioco e di coinvolgimento.

Un semplice esempio di un gioco all’interno di un ambiente aziendale organizzativo potrebbe riguardare l’applicazione di elementi ludici (ad esempio punti cross-reparto o team di progetto) per incoraggiare il lavoro di squadra e la collaborazione, elementi chiave per una maggiore competitività aziendale.

Per le organizzazioni questo si traduce nell’opportunità di aumentare la loro redditività, produttività e qualità dell’offerta, mentre allo stesso tempo riduce il turnover, l’assenteismo e gli incidenti di sicurezza.

Delinea un chiaro percorso per l’avanzamento

Nulla diminuisce la motivazione di un dipendente più della sensazione di essere bloccato in un lavoro senza sbocchi futuri.

Per continuare a tenere alto l’engagement di un dipendente è possibile introdurre un percorso di avanzamento di carriera con un programma di apprendimento e sviluppo costante.

Un suggerimento è quello di implementare piani di sviluppo individuali che potrebbero essere strutturati come segue:
- I membri del team identificano tre obiettivi personali e tre obiettivi professionali.
- Assicurati che includano obiettivi sia a breve che a lungo termine.
- Identifica le loro attuali competenze e confrontale con le abilità che questi obiettivi potrebbero richiedere.
- Incontra i dipendenti mensilmente per renderli responsabili.
Crea obiettivi elastici

Gli obiettivi elastici sono quelli che permettono di andare oltre la capacità attuale del tuo team (o del membro del team).

Dare loro questi obiettivi li motiverà a spingersi oltre i loro limiti percepiti e fare conquiste che aiuteranno la tua azienda.

Una cosa che tutti abbiamo in comune è la voglia di avere successo. Raggiungere obiettivi piccoli e importanti ci fa andare avanti e alimenta il desiderio di contribuire a un progetto e avere un impatto rilevante.

Tuttavia, stabilire obiettivi troppo grandi metterà sotto pressione la tua squadra e potrebbe farla sentire oberata di lavoro o in burnout.

Pianificare il raggiungimento di obiettivi elastici che motivino tutti contribuisce a creare un percorso di apprendimento continuo che permette a tutti i collaboratori di avere una linea guida da seguire e non solo un lontano e ambizioso obiettivo da raggiungere.

Prova a prefissare una crescita del 4% superiore al limite di un obiettivo raggiungibile dalla tua squadra.

La crescita all’interno di questo intervallo è generalmente considerata il punto ideale, abbastanza grande da ispirare reali progressi, ma abbastanza raggiungibile da evitare lo stress eccessivo.

Ogni utente ha la possibilità di scegliere gli obiettivi che vuole raggiungere nel proprio percorso di formazione; i quali consentono al giocatore di moltiplicare i punti una volta raggiunto l’obiettivo.

Facciamo un esempio: un utente può scegliere all’interno della piattaforma un avatar, il quale ha specifici superpoteri (in linea con l’obiettivo che si vuole raggiungere e il task da migliorare). Scegliendo un particolare avatar, l’utente si prende la responsabilità di compiere una specifica azione meglio degli altri e di sviluppare le proprie competenze determinando una presa di responsabilità spontanea nei confronti del proprio team di lavoro di riferimento.

Razionalizza i grandi obiettivi in piccoli traguardi

Quando si decide di intraprendere un nuovo progetto, la motivazione di tutti i partecipanti è alta e sicura. Tuttavia, nel momento in cui si iniziano le attività operative, la motivazione potrebbe subire un declino.

Ciò non significa che i dipendenti non si preoccupino del progetto; ma che potrebbe sembrare troppo ambizioso o talmente impegnativo che i dipendenti temono di non essere in grado di gestirlo.

Nella ricerca sulla produttività, Charles Duhigg, autore di Smarter Faster Better e The Power of Habit, ha scoperto che uno dei modi più efficaci per spingere con successo il progresso è dividere il lavoro in una combinazione di obiettivi complessi e obiettivi S.M.A.R.T..

I grandi obiettivi, infatti, permettono di visualizzare il traguardo; quelli S.M.A.R.T. di illuminare il percorso.

Il termine S.M.A.R.T. è un acronimo che contiene tutte le caratteristiche che i tuoi obiettivi incrementali dovrebbero incorporare per garantire il raggiungimento dei risultati.
- Specifico
- Misurabile
- Realizzabile
- Realistico
- Sequenza temporale
Chiedere ai dipendenti di stilare una lista di obiettivi SMART è un’iniziativa molto efficace in quanto permette di gestire meglio gli obiettivi principali. La segmentazione del macro-obiettivo in diversi micro-obiettivi intermedi facilita il cammino che porta alla realizzazione del progetto.

Ad esempio, supponiamo che la tua azienda produca attrezzi per l’allenamento con materiali riciclati. L’obiettivo principale è quello di entrare in un mercato del fitness australiano non ancora sfruttato.

Uno dei tuoi obiettivi secondari potrebbe essere il completamento di un’analisi SWOT per il tuo mercato di riferimento. Potresti allora dettagliare il processo secondo questi elementi Smart:
- Specifico: identificherai i punti di forza, i punti deboli, le opportunità e le minacce specifici della tua azienda in termini di mercato di riferimento.
- Misurabile: facile; misurerai il successo se completerai o meno l’analisi.
- Realizzabile: hai a disposizione un team di marketing composto da cinque persone e una licenza aziendale Nielsen per ricerche di mercato.
- Realistico: il tuo team ha già completato uno SWOT per un mercato canadese.
- Sequenza temporale: assegnerai almeno 2 ore per dipendente al giorno per il progetto e fisserai una scadenza di un mese dall’avvio. Creerai un senso di urgenza lasciando che i dipendenti sappiano che vorresti presentare lo SWOT alla prossima riunione del consiglio.
Realizzando i compiti intermedi ci si avvicina in modo progressivo all’obiettivo principale, senza rischiare di non essere in grado di gestire le attività.

Introduci novità per motivare i dipendenti

Quando la tua squadra non riesce a trovare la motivazione per completare compiti familiari e basilari, aggiungere più lavoro e attività per lo stesso progetto è probabilmente l’ultima strategia da prendere in considerazione.

Introdurre delle novità, invece, potrebbe essere la soluzione vincente: in questo modo si pone rimedio alla mancanza di motivazione del team; sfruttando la neuroplasticità: l’abilità del cervello di affrontare e gestire i cambiamenti.

Il cervello, infatti, è un organo che predilige il cambiamento: di fronte alle nuove informazioni che riceve e alle sfide che deve affrontare si rinvigorisce.

Dai al tuo team qualcosa di nuovo ed entusiasmante su cui lavorare.

Presenta al tuo team un nuovo progetto impegnativo e completamente diverso dal lavoro attuale, che è ormai diventato obsoleto e verifica se questo apporta qualche cambiamento.

Quando il nuovo progetto sarà terminato, il vecchio progetto potrebbe tornare ad uno stato di “novità” e i tuoi dipendenti potranno immergersi direttamente nel vecchio progetto con nuovo entusiasmo.

Pratica la trasparenza dei risultati

La trasparenza è una caratteristica fondamentale all’interno di un’azienda: la sua mancanza può erodere la fiducia e la credibilità.

Promuovere una politica di trasparenza radicale è un’ottima strategia in grado di evitare fraintendimenti e confusione.

La mancanza di trasparenza, infatti, non solo induce ad una mancanza di fiducia, ma
lascia anche i tuoi dipendenti all’oscuro di operazioni che si intendono intraprendere creando una situazione che li porta a pensare al peggio.

In molte aziende si condividono periodicamente con tutti i dipendenti le metriche aziendali rilevanti: questo aiuta a ricordare a tutti gli obiettivi e cosa è necessario fare per arrivarci.

C’è una componente di rischio in questa strategia? Decisamente sì, tuttavia, i benefici di fiducia e coinvolgimento superano di gran lunga il potenziale rischio di perdite di numeri che non si desiderano condividere.

I manager più intraprendenti condividono al loro interno i numeri raggiunti dall’azienda, anche quelli che possono mostrare performance negative.
La condivisione di questi elementi, genera un processo a cascata che porta i dipendenti ad avere maggiore fiducia e sentirsi più tranquilli.

La tua squadra trarrà beneficio più da una valutazione realistica che da una finzione.

La motivazione è un elemento essenziale per il benessere dei dipendenti, ma per garantire il successo e la redditività, c’è un ulteriore elemento che ogni manager deve avere ben presente: la produttività.

Come aumentare la produttività del tuo team

La produttività dei dipendenti per l’azienda è come respirare per l’essere umano: vitale per mantenerla viva e in salute.

Quando l’andamento aziendale è positivo, nessuno pensa alla produttività; tuttavia, quando si verificano situazioni di blocco o minori risultati le cose cambiano.

Come si è giunti a questo punto? Cosa trasforma un dipendente mediocre in un concentrato di produttività? E’possibile rendere i dipendenti più produttivi?

La risposta a queste domande risiede in un unico elemento: il coinvolgimento dei dipendenti.

I dipendenti disimpegnati trascinano nel baratro un’azienda; ignorare la produttività del tuo gruppo o peggio cogliere in ritardo eventuali inefficienze è deleterio per l’impresa. Dipendenti non coinvolti hanno tassi più elevati di assenteismo e turnover, che possono trascinare verso il basso i profitti.

Ecco allora alcune strategie chiave per aumentare la produttività dei dipendenti sul posto di lavoro e promuovere una cultura del coinvolgimento.

Implementa un sistema CRM

Il CRM (Customer Relationship Management) può essere definito come l’insieme dei processi di gestione delle relazioni con i clienti in base all’analisi delle informazioni che li riguardano: sono proprio le informazioni a rivestire un ruolo fondamentale nella costruzione di strategie di relazioni stabili e continuative.

Il CRM rappresenta quindi un nuovo metodo di lavoro e di gestione dei processi, oltre ad essere una vincente strategia di business.

Il sistema CRM non va quindi considerato come un semplice software, bensì come un vero e proprio comportamento, che garantisce un alto livello di customer satisfaction, ma non solo: l’utilizzo dei CRM aiuta anche le risorse interne ad essere più produttive.

Questo fatto non viene compreso da tutte le aziende e in particolare da tutti i dipendenti i quali sono fortemente restii ad adottare questo nuovo sistema di lavoro.

Il CRM come strumento di monitoraggio del lavoro

I CRM sono strumenti particolarmenti utili quando si tratta di tracciare le attività degli utenti: compiti e mansioni, record aggiornati, e-mail inviate, telefonate fatte, incontri svolti, misurazione delle performance di vendita etc…

Alcuni venditori temono che il CRM diventi un continuo monitoraggio del loro operato. Con questa paura il rischio è che arrivino a compromettere l’integrità dei dati: li inseriranno malvolentieri, senza una logica di condivisione e probabilmente non lo controlleranno per maggiore accuratezza dei loro interventi.

Come intervenire

Per mitigare la preoccupazione implicita relativa alla sicurezza del proprio lavoro è necessario rendere il CRM uno strumento in grado di fornire supporto al venditore, assegnando lead appropriati alle competenze degli agenti, monitorando e riportando al venditore il livello di interesse potenziale dei contatti e promuovendo un clima collaborativo in cui il team viene ricompensato per obiettivi reciproci, in grado di rimuovere la pressione dei singoli grazie all’utilità del CRM come vero e proprio supporto alla vendita e non al controllo.

La gamification permette di implementare un sistema completo di coinvolgimento e di attivazione dei commerciali secondo le loro funzioni, perché motiva e premia la singola persona nel percorso commerciale.

I CRM sono in grado di alimentare un miglioramento della produttività del personale in quanto sono un valido strumento in grado di favorire la gestione del parco clienti in modo efficace ed efficiente, fornendo tutte le informazioni necessarie per pianificare l’invio e-mail, gestire le comunicazioni e programmare gli appuntamenti.

Come intervenire

Imparare ad utilizzare un nuovo software richiede tempo e alcune persone hanno maggiore resistenza all’apprendimento.

Questo atteggiamento determina uno scorretto utilizzo del CRM in quanto il team saprà utilizzare soltanto alcune funzioni, riducendo la produttività e collezionando informazioni inutili.

I commerciali preferiscono utilizzare i vecchi metodi

La maggior parte dei commerciali senior hanno impostazioni e metodi di lavoro piuttosto radicati: nella loro mente si tratta di sistemi di lavoro che funzionano e per questo sabotano ogni tentativo che cerchi di adottare nuove metodologie e nuovi strumenti

Come intervenire

Come abbiamo visto, usare la linea autoritaria non è un metodo efficace e comporterebbe soltanto scontento e tensioni.

Per fare in modo che il team implementi il CRM sarà necessario fornire valide motivazioni che evidenzino come questo strumento sia in grado di migliorare i processi di vendita.

In particolare, è possibile mostrare ai dipendenti come un CRM permette di:
- Acquisire una conoscenza e una comprensione più profonde dei clienti: un sistema CRM permette di acquisire molteplici informazioni sui clienti, a cui possono avere accesso i dipendenti in ogni momento. Il risultato è un’esperienza più soddisfacente per il cliente e una comunicazione interna davvero efficace.
- Concludere vendite ovunque ci si trovi: la possibilità di accedere al sistema CRM in qualsiasi momento e luogo garantisce al personale addetto alle vendite un forte vantaggio competitivo. Grazie alle informazioni accessibili da dispositivi mobili, vengono agevolate le interazioni personali con i clienti e vengono assicurate informazioni più dettagliate e di maggiore qualità sui clienti.
- Avere una visione a 360°: affinché il personale possa concentrare le energie sui clienti, è essenziale che possa contare su una visione d’insieme. Ogni interazione con il cliente, dal marketing alla vendita, dall’assistenza alla fatturazione, deve essere accessibile in ogni momento.
- Completare più velocemente le attività: il modo migliore per assicurare ai professionisti la massima produttività possibile è scegliere un sistema CRM con un’interfaccia utente che sia semplice da usare e che garantisca un’esperienza senza barriere. Aiutando il personale a completare i propri compiti riguardanti i dati con rapidità ed efficienza, il CRM aumenterà la produttività complessiva.
Garantisci ai dipendenti adeguati strumenti di lavoro

Le capacità della tua squadra sono essenziali per le prestazioni aziendali, ma anche gli strumenti che si usano nel lavoro di tutti i giorni svolgono un ruolo importante. La scelta del software giusto faciliterà il lavoro e si tradurrà in un flusso produttivo semplificato e più efficiente.

App per il monitoraggio del tempo

Ci sono solo un numero limitato di ore in una giornata lavorativa e un numero infinito di compiti che la tua squadra deve completare. È qui che entrano in gioco le applicazioni di monitoraggio del tempo, come Hubstaff.

Hubstaff consente a manager e titolari di aziende di gestire più facilmente i propri collaboratori e dipendenti online. Attualmente è utilizzato attivamente da oltre 1.000 agenzie, freelance, proprietari di siti Web e team aziendali in tutto il mondo.

Con Hubstaff, puoi assegnare progetti e attività specifici a ciascun membro del team, in modo che sappiano esattamente cosa deve essere fatto e tu sia in grado di tracciare il tempo di svolgimento in modo più accurato.

Il tracciamento dei tempi può avvenire da Desktop o da App mobile, inoltre Hubstaff si integra con oltre 30 app in modo che la tua attività possa funzionare in modo più efficiente, tra cui Basecamp, Trello, Asana, Github e Paypal.

Strumenti di collaborazione

Le app di collaborazione promuovono e semplificano il lavoro di squadra. Essere in grado di lavorare insieme in tempo reale è vantaggioso per la chimica di squadra che si genera consentendo anche di avere un maggior numero di nuove idee.
Gli strumenti di collaborazione possono presentarsi sotto forma di app per la gestione dei progetti come Basecamp e Trello, oppure per archiviare file e accedere ad app come Google Drive.

App di comunicazione

Se la tua squadra lavora in un ufficio tradizionale o come un team in remoto, le app di comunicazione sono un must. Le e-mail in genere portano a termine il lavoro, ma è molto facile perdere la traccia dei singoli messaggi all’interno dei thread. Le app di messaggistica istantanea, come ad esempio Slack, svolgono un ottimo lavoro per mantenere le conversazioni organizzate e i messaggi facili da recuperare. La maggior parte delle piattaforme di comunicazione offre anche la condivisione e l’accesso ai file, in modo tale che il flusso di lavoro del team sia il più snello possibile.

Slack è una piattaforma di messaggistica per team che integra insieme diversi canali di comunicazione in un unico servizio.

L’obiettivo è cercare di migliorare l’esperienza lavorativa aumentando l’interazione tra differenti funzioni consolidando e dando un senso al sempre crescente flusso di dati generato dal lavoro in team.

All’interno di un’azienda, Slack può essere considerato come il contenitore / archivio di riferimento di informazioni.

Migliora le capacità dei dipendenti con la formazione

Una volta assunti e sul posto di lavoro la formazione è un aspetto cruciale per garantire la produttività.

Quando aumentano le competenze e la preparazione dei dipendenti, solitamente migliorano anche le loro performance.

Essi acquisiscono infatti più confidenza con procedure e strumenti tecnici, fatto che dovrebbe consentire loro di svolgere le proprie mansioni in modo più efficiente.

Uno studio del 2013 sull’ International Journal of Science and Research ha rilevato che la formazione giova notevolmente sia ai datori di lavoro che ai dipendenti.

Una formazione costante porta a una maggiore efficienza e produttività.

Inoltre, costringere i dipendenti a imparare i loro lavori velocemente può essere estremamente inefficiente. Anziché lasciare che i tuoi dipendenti imparino un nuovo lavoro senza una guida, assicurati che ricevano la giusta formazione per eseguirlo al meglio.

In questo modo diventeranno più autonomi nello svolgere le loro mansioni, non perderanno tempo per risolvere semplici problematiche e soprattutto non ci saranno errori nell’esecuzione delle operazioni.

Oltre alla loro formazione, incoraggia lo sviluppo continuo di skills e competenze del tuo team.

Supportare l’espansione delle competenze costruirà una forza lavoro molto più avanzata, che a lungo termine andrà a beneficio della tua azienda.

Esistono diversi modi per supportare lo sviluppo individuale dei dipendenti: coaching individuali, workshop, corsi, seminari, shadowing o tutoraggio, o anche solo aumentare le loro responsabilità.

Offrire queste opportunità darà ai dipendenti ulteriori competenze che consentono loro non solo di migliorare la loro efficienza e produttività, ma anche di sentirsi maggiormente realizzati a livello professionale.

Sprona i dipendenti a prendersi cura di se stessi

Le pressioni e le preoccupazioni sul lavoro sono di gran lunga la principale fonte di stress per gli adulti.

Gli impiegati eccessivamente stressati sono fisicamente, mentalmente ed emotivamente meno sani e meno produttivi dei dipendenti che si trovano in un ambiente di lavoro positivo.

Se il tuo team è stressato e nervoso, nessuno ci guadagna.

Tuttavia, il giusto tipo e la giusta intensità di stress sono motivanti e positivi per la produttività: l’obiettivo è creare una situazione in cui non si presenti il burnout.

Come?

Incoraggiando i membri del team a tutti i livelli a prendersi cura della propria salute mentale, fisica ed emotiva.

Ciò significa fare tutto il necessario per promuovere una cultura aziendale sana e comunicativa. Un suggerimento efficace è quello di promuovere un ambiente di lavoro positivo e ospitale, come ad esempio:
- Dipingere le pareti dell’ufficio in modo da evitare quelle bianche, dal momento che incidono sulla minore efficienza lavorativa.
- Regolare la temperatura dell’ufficio spegnendo l’aria condizionata. Sembra infatti che, secondo uno studio dell’Università Cornell, i lavoratori completino il loro lavoro più velocemente e più accuratamente in un ufficio con una temperatura più calda.
- Agire sull’illuminazione cercando di preferire la luce naturale: lavorare in un ambiente di lavoro in cui ci sono finestre e luce solare favorisce una migliore qualità del sonno, aumentando anche la produttività lavorativa.
- Limitare i fastidi dovuti ai rumori riducendo al minimo quelli dell’ufficio: i lavoratori esposti a rumori minimi in ufficio, rispetto a quelli esposti ad uffici molto rumorosi hanno livelli di stress inferiori il che migliora la produttività lavorativa.
- Adornare l’ambiente di lavoro con delle piante.
- Promuovere lo smart working: lavorare a casa sembra aumenti la produttività lavorativa anche di dipendenti di call-center che, in base ad alcune rivelazioni, sono più produttivi a casa e non in ufficio.
I manager devono anche modellare l’autosufficienza dimostrando, non solo dicendo ai dipendenti, gli effetti benefici di pratiche come il buon sonno, l’equilibrio tra vita lavorativa e vita privata e tempo per l’esercizio e il relax.

Il morale dei dipendenti, il driver principale per aumentare la produttività

Nonostante tutti i consigli suggeriti, pensiamo che sia fondamentale ricordare l’aspetto più importante di tutti: sono i dipendenti il motore dell’azienda ed è solo attraverso la loro soddisfazione e il loro benessere che si ottengono performance produttive efficaci ed efficienti.

Quando alcuni elementi come la comunicazione aperta, l’attenzione per l’auto-cura, l’autonomia e i bisogni umani fondamentali di fiducia e rispetto sono integrati nella cultura aziendale, il risultato è una migliore produttività dei dipendenti.

Come abbiamo visto ci sono alcuni indicatori che possono favorire il benessere organizzativo e un’ottima produttività aziendale.

Tra i più importanti:

Condivisione degli obiettivi

Ogni dipendente, pur essendo un individuo che svolge mansioni specifiche e in autonomia, è parte integrante della realtà imprenditoriale. Tutti devono sentirsi partecipi, condividendo obiettivi e scopo ultimo dell’azienda. La condivisione degli obiettivi alimenta una produttività costante.

Partecipazione

In questo senso si intende l’abbattimento di quel “muro” tra imprenditore e dipendente. Tutti i soggetti dovrebbero correre nella stessa direzione per aumentare la produttività aziendale. Gli stessi dipendenti devono incoraggiare i colleghi meno produttivi e inclini a fare squadra. Come è possibile fare questo? Attraverso la partecipazione.

Motivazione

La motivazione è la forza che sprona gli individui ad impegnarsi per concludere una determinata attività o progetto. Si tratta di uno dei principali aspetti da considerare e alimentare quando si vogliono portare a termine gli obiettivi e migliorare la produttività

Coinvolgimento

Inteso come il riconoscimento dell’altro attraverso l’ascolto e la considerazione. Questa caratteristica consente alle persone di sentirsi parte dell’organizzazione. In questo modo l’imprenditore ha collaboratori orientati a soddisfare il bisogno aziendale e a raggiungere i risultati.

Senso di appartenenza

Per sviluppare questo elemento il lavoratore deve sentirsi parte di del gruppo, parte della comunità aziendale. Deve avere la sensazione di trovarsi nel posto giusto al momento giusto. I manager hanno il dovere di creare i giusti collegamenti e le giuste relazioni tra dipendenti; in modo tale da creare un ambiente sereno e fertile.

Sviluppare relazioni di fiducia

La fiducia è alla base di ogni rapporto umano e lavorativo. Nelle organizzazioni la fiducia deve attraversare in modo orizzontale o verticale ogni funzione. Dall’alto al basso e viceversa.

Condivisione e trasparenza

In un’azienda la comunicazione corretta è al primo posto per far funzionare bene la macchina organizzativa. Le informazioni che riguardano l’azienda e specifici compiti devono essere chiare e circolare con rapidità attraverso i giusti strumenti.

Per concludere avrai compreso che la chiave per motivare i tuoi dipendenti e aumentarne la produttività è quella di incrementare il loro coinvolgimento personale e professionale, solo così si impegneranno in modo sano e spontaneo per raggiungere nel modo migliore gli obiettivi aziendali.