Lavoro agile in forma semplificata fino al 31 dicembre 2022

Restano valide le comunicazioni già effettuate secondo le modalità della disciplina previgente.

In caso di mancata comunicazione secondo le modalità indicate dal Decreto, è prevista l’applicazione della sanzione amministrativa pecuniaria da 100 a 500 euro per ogni lavoratore interessato.

– tenuto conto che il ricorso al lavoro agile costituisce una mera trasformazione della modalità di svolgimento della prestazione lavorativa, la relativa comunicazione andrà effettuata entro il termine di cinque giorni (art.4-bis, c.5, D.lgs. n.181/2000);
– in fase di prima applicazione delle nuove modalità previste dal 1.09.22 gli obblighi di comunicazione potranno essere assolti entro il 1° novembre 2022.

Lo stesso dicastero provvederà a rendere disponibili i medesimi dati all’INAIL.

In particolare, l’accesso è consentito a coloro che:

• Sono in possesso delle credenziali SPID;

• Sono in possesso di una Carta d’Identità Elettronica (CIE).

In entrambi i casi, agli utenti è consentito l’accesso alle funzionalità di trasmissione scegliendo uno tra i seguenti profili:

• Referente aziendale: può inviare comunicazioni solo per un’azienda, indicata successivamente all’autenticazione utilizzando le regole del portale dei servizi digitali del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali (https://servizi.lavoro.gov.it).

• Soggetto Abilitato: nella medesima sessione di lavoro può inviare comunicazioni per diverse aziende, indicate durate la fase di compilazione.

Accedendo dal 1° settembre 2022 al portale ministeriale dei servizi online, si potrà selezionare l’apposita icona inerente tale servizio.

Le comunicazioni possono quindi essere inoltrate anche dai soggetti intermediari abilitati secondo le modalità già in uso.

A tale proposito, si evidenzia che nella “Sezione 5.1 – Soggetto abilitato” della comunicazione, è possibile selezionare, tra le altre, anche le seguenti opzioni:

• 006 – Associazioni di categoria (art. 4-bis, co. 8, d.lgs. 181/2000)
• 008 – Associazioni di categoria dei Datori di lavoro agricoli (art. 9-bis, co. 6, L. 608/96)
• 009 – Soggetti autorizzati all’attività di Intermediazione (art. 2, co.1, lett. b, d.lgs. 276/03)

• Inizio: per comunicare l’avvio del periodo di lavoro agile;

• Modifica: per apportare delle rettifiche e degli aggiornamenti sui periodi di lavoro agile in corso già comunicati; è consentita la modifica delle seguenti informazioni:

• Tipologia rapporto di lavoro;
• PAT INAIL;
•  Voce di tariffa INAIL;
• Tipologia di durata;
• Data di sottoscrizione dell’accordo;
• Data cessazione.

• Annullamento sottoscrizione: per eliminare un periodo di lavoro agile precedentemente comunicato, non deve essere confusa con una cessazione o un recesso anticipato né dal periodo di lavoro agile né, tantomeno, dal rapporto di lavoro. La cancellazione riguarda tutto il periodo di lavoro agile, comunicato con l’ultima comunicazione temporalmente inviata.

• Recesso: per i casi di chiusura anticipata dei periodi di lavoro agile, ai sensi dell’articolo 19, comma 2 della Legge n. 81/2017.

Per quanto riguarda la tipologia “Annullamento sottoscrizione”, si rimarca che va utilizzata solo nel caso in cui si voglia eliminare completamente una comunicazione di lavoro agile già effettuata e non in caso di variazione.

L’attivazione di tale modalità massiva richiede che l’Azienda o il Soggetto Abilitato debbano inviare una richiesta di contatto tramite un form online disponibile nell’URP Online del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali.

Qualora vi sia interesse da parte dell’azienda ad attivare tale modalità massiva, potrete contattare lo scrivente ufficio.

–  Sezione 1 – Datore di lavoro

(C.F. e Ragione sociale);

– Sezione 2 – Lavoratore

(C.F., data di nascita, Cognome e nome, Comune o stato straniero di nascita)

– Sezione 3 – Rapporto di lavoro

(Data di assunzione, tipologia di contratto di lavoro applicato al rapporto di lavoro, Dati INAIL – PAT e voce di tariffa)

–  Sezione 4 – Accordo di lavoro agile

(Data di sottoscrizione dell’accordo tra datore di lavoro e lavoratore, tipologia, primo giorno di validità dell’accordo e ultimo giorno di validità in caso di accordo a termine)

– Sezione 5 – Dati d’invio

(tipologia di comunicazione: Inizio, Modifica, Annullamento sottoscrizione, Recesso; Data di invio assegnata automaticamente dal sistema; Codice comunicazione e Identificativo periodo assegnati automaticamente dal sistema).

– Sezione 5.1 – Soggetto abilitato

(tipologia di soggetto abilitato che trasmette la comunicazione e relativo codice fiscale).

Si evidenzia in particolare in riferimento alla “Sezione 4 – Accordo di lavoro agile”, che:

– qualora l’accordo sia a tempo indeterminato, sarà sufficiente selezionare il valore “TI – tempo indeterminato” e la data del primo giorno del periodo di validità dell’accordo;

– nel diverso caso in cui l’accordo sia invece a termine, oltre a selezionare il valore “TD – Tempo determinato” e la data di inizio, occorrerà specificare anche l’ultimo giorno di validità dell’accordo.

La lavoratrice o il lavoratore che richiede di fruire del lavoro agile non può essere sanzionato, demansionato, licenziato, trasferito o sottoposto ad altra misura organizzativa avente effetti negativi, diretti o indiretti, sulle condizioni di lavoro. Qualunque misura adottata in violazione del precedente periodo è da considerarsi ritorsiva o discriminatoria e, pertanto, nulla.

Il rifiuto del lavoratore di aderire o svolgere la propria prestazione lavorativa in modalità agile non integra gli estremi del licenziamento per giusta causa o giustificato motivo, né rileva sul piano disciplinare.

La presenza a monte di un accordo collettivo che disciplina il lavoro agile nel rispetto delle linee guida, consente di cogliere in modo più puntuale tutte le opportunità che derivano da tale forma di lavoro ed agevola allo stesso tempo la predisposizione dell’accordo individuale. Ciò in particolare nelle aziende di maggiore dimensione dove si può così limitare la contrattazione individuale alla sola trattazione degli eventuali elementi non considerati nell’accordo collettivo, purché sempre in linea con lo stesso.

Nell’accordo individuale devono essere definiti, per tematiche, gli elementi previsti dalla legge; la disciplina individuale deve essere coerente con i principi di legge, dell’eventuale contrattazione collettiva di lavoro e del protocollo, avendo cura che siano previste:

a) la durata dell’accordo, che può essere a termine o a tempo indeterminato;

b) l’alternanza tra i periodi di lavoro all’interno e all’esterno dei locali aziendali;

c) i luoghi eventualmente esclusi per lo svolgimento della prestazione lavorativa esterna ai locali aziendali;

d) gli aspetti relativi all’esecuzione della prestazione lavorativa svolta al di fuori dei locali aziendali, anche con riguardo alle forme di esercizio del potere direttivo del datore di lavoro e alle condotte che possono dar luogo all’applicazione di sanzioni disciplinari nel rispetto della disciplina prevista nei contratti collettivi;

e) gli strumenti di lavoro;

f) i tempi di riposo del lavoratore e le misure tecniche e/o organizzative necessarie ad assicurare la disconnessione;

g) le forme e le modalità di controllo della prestazione lavorativa all’esterno dei locali aziendali;

h) l’attività formativa eventualmente necessaria per lo svolgimento della prestazione di lavoro in modalità agile;

i) le forme e le modalità di esercizio dei diritti sindacali.

Il datore di lavoro ha l’obbligo di conservare l’accordo individuale per un periodo di cinque anni dalla sottoscrizione.

L’accordo può essere a termine o a tempo indeterminato; in tale ultimo caso, il recesso può avvenire con un preavviso non inferiore a trenta giorni.

Nel caso di lavoratori disabili, il termine di preavviso del recesso da parte del datore di lavoro non può essere inferiore a novanta giorni, al fine di consentire un’adeguata riorganizzazione dei percorsi di lavoro rispetto alle esigenze di vita e di cura del lavoratore. In presenza di un giustificato motivo, ciascuno dei contraenti può recedere prima della scadenza del termine nel caso di accordo a tempo determinato, o senza preavviso nel caso di accordo a tempo indeterminato.

L’accordo individuale va definito e sottoscritto dalle parti prima dell’inizio del ricorso al lavoro agile. In riferimento al termine del periodo emergenziale, non sono state previste deroghe in proposito. Formalmente è pertanto necessario che gli accordi con i lavoratori che già ricorrono già allo S.W. vengano sottoscritti prima del 1° settembre 2022.

Si rammenta a tale proposito che l’accordo relativo alla modalità di lavoro agile è stipulato per iscritto ai fini della regolarità amministrativa e della prova. La mancanza della forma scritta non comporta pertanto la nullità dell’accordo raggiunto con il lavoratore. Non è prevista l’applicazione di una specifica sanzione in caso di inadempimento.

• la giornata lavorativa svolta in modalità agile si basa sull’assenza di un preciso orario di lavoro e per l’autonomia nello svolgimento della prestazione sulla base a obiettivi prefissati e organizzati dal responsabile a garanzia di operatività e interconnessione aziendale;
• la prestazione può essere articolata in fasce orarie, individuando sempre la fascia di disconnessione (in cui non ci deve essere svolgimento di attività);
• il datore di lavoro deve introdurre misure tecniche e/o organizzative per garantire una fascia oraria di disconnessione dalla strumentazione informatica;
• anche in giornata lavorativa svolta in modalità agile il lavoratore può chiedere di fruire permessi orari a lui spettanti;
• salvo che la contrattazione collettiva non abbia regolamentato diversamente, il lavoro straordinario non è ammesso;
• in caso di assenza legittima (es. ferie, infortunio, ecc.) il lavoratore è legittimato a disconnettersi dai dispositivi aziendali e a non collegarsi fino a quando non deve riprendere l’attività;
• è ammissibile per tutti i lavoratori di reparti e aree organizzative in cui se ne fa ricorso.

La contrattazione collettiva può individuare luoghi inidonei allo svolgimento del lavoro in modalità agile per ragioni di sicurezza, riservatezza dei dati.

In linea di massima è opportuno circoscrivere le possibilità di scelta ai seguenti ambiti lavorativi, purché dotati di una connessione internet:

– domicilio o altra dimora del lavoratore;

– altra sede aziendale od altro ufficio appositamente fornito dall’azienda, anche in modalità di co-working;

–  altri luoghi, individuabili anche in relazione alle necessità del lavoratore di conciliare le esigenze di vita con quelle lavorative, purché rispondenti a criteri di ragionevolezza e sicurezza.

È inoltre consigliabile prevedere il divieto di operare in luoghi o locali pubblici che per destinazione d’uso e tipologia non siano adatti alle mansioni da svolgere né presentino condizioni di salute/sicurezza e riservatezza adeguate.

Nell’ipotesi in cui venga fornita dal datore di lavoro la strumentazione tecnologica e informatica deve essere conforme alle disposizioni del Tu sicurezza.

In caso di guasto, furto o smarrimento delle attrezzature e in ogni caso di impossibilità sopravvenuta a svolgere l’attività lavorativa, il dipendente è tenuto ad avvisare tempestivamente il proprio responsabile e, se del caso, attivare la relativa procedura aziendale.

Qualora persista l’impossibilità a riprendere l’attività lavorativa in modalità agile in tempi ragionevoli, il dipendente e il datore di lavoro devono concordare le modalità di completamento della prestazione lavorativa, ivi compreso il rientro presso i locali aziendali. 

Alcuni consigli nel caso di utilizzo di dispositivo personale:

• imporre un adeguato livello di sicurezza informativa (cifratura dati, VPN);
• imporre un adeguato antivirus (protezione da virus, malware, phishing, etc);
• limitare uso promiscuo (il pc per lavorare deve servire solo a quello: evitare commistione tra dati personali e dati lavorativi).

• garantire la salute e la sicurezza del lavoratore che svolge la prestazione in modalità di lavoro agile;
• applicare gli obblighi informativi previsti dalla L.81/2017 nonché dal T.U. sicurezza;
• che la prestazione avvenga in ambienti idonei sia per la sicurezza che la riservatezza.

Il protocollo prevede che il datore deve fornire tempestivamente al lavoratore e agli RLS l’informativa scritta nella quale sono individuati i rischi generali e i rischi specifici connessi alla particolare modalità di esecuzione del rapporto di lavoro, che deve essere prodotta con cadenza “almeno” annuale e in occasione delle modifiche delle modalità inerenti allo svolgimento del lavoro agile rilevanti ai fini di salute e sicurezza.

A tale proposito, si può consigliare di utilizzare l’informativa scritta resa disponibile da Inail nella fase emergenziale, opportunamente integrata e/o modificata in base alle peculiarità dell’azienda. Annualmente, se non sono intervenute modifiche sostanziali, possono essere inseriti nell’informativa approfondimenti per determinati rischi connessi alla modalità di esecuzione (rischio elettrico, uso videoterminali, ecc.).

Rimane fermo l’obbligo per i lavoratori di cooperare all’attuazione delle misure di prevenzione e protezione per fronteggiare i rischi connessi all’esecuzione della prestazione di lavoro agile.

Il lavoratore agile ha diritto alla tutela contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali che possano derivare da una prestazione lavorativa resa all’esterno dei locali aziendali. Il datore di lavoro deve garantire idonea copertura assicurativa Inail, compresa quella per lavoro con videoterminali e per infortunio in itinere.

La mancanza di un’adeguata esperienza nel merito espone i datori di lavoro a maggiori rischi che è opportuno affrontare anche attraverso la stipula di apposite polizze assicurative private per la copertura delle possibili azioni di rivalsa per i danni subiti o i costi sostenuti, sia da parte dell’INAIL, che dei lavoratori.

• il mantenimento, per i lavoratori agili, dei medesimi diritti vigenti in capo agli altri lavoratori;
• l’individuazione delle modalità perché avvenga la fruizione di tali diritti, ad esempio da remoto.

• diritto alla parità di trattamento rispetto ai lavoratori interni (trattamento economico/contrattuale, premi di risultato, percorsi di carriera, iniziative formative, ecc.);
• rafforzamento dei servizi e delle misure di equilibrio tra attività professionale e vita familiare per i genitori e i prestatori di assistenza.

Particolare rilievo assume poi il ruolo del datore di lavoro, in ordine all’adozione di adeguate policy aziendali (adozione di misure a tutela, adozione di iniziative di informazione e formazione dei lavoratori agili, ecc.).

• prevedere percorsi formativi, finalizzati a incrementare specifiche competenze tecniche, organizzative, digitali, anche per un efficace e sicuro utilizzo degli strumenti di lavoro forniti in dotazione che interessino anche i livelli apicali aziendali;
• consentire il mantenimento dell’aggiornamento professionale da parte dei lavoratori agili.