Dal 1° gennaio 2023 fine della fase transitoria: i soggetti che effettuano cessione di beni e prestazioni di servizio mediante distributori automatici (vending machine) devono obbligatoriamente memorizzare elettronicamente e trasmettere telematicamente all’Agenzia delle Entrate i dati dei corrispettivi giornalieri.
La memorizzazione elettronica dei dati e la trasmissione telematica degli stessi all’Agenzia delle Entrate sostituisce l’obbligo di certificazione dei corrispettivi mediante scontrino/ricevuta (fermo restando l’obbligo di emissione della fattura se richiesta dal cliente).
Il processo di “fiscalizzazione” dei distributori automatici sarà articolato in una fase transitoria e in una fase definitiva. La fase transitoria (che terminerà il 31/12/2022) consente la memorizzazione e l’invio dei dati dei corrispettivi all’Agenzia delle Entrate tramite dei dispositivi mobili, senza necessariamente sostituire il distributore automatico. In questo modo viene garantito il naturale processo di obsolescenza degli apparecchi in uso e il loro naturale rinnovo. I gestori dei distributori automatici e i produttori dei software dei Dispositivi mobili che “leggono” i dati memorizzati nel distributore automatico possono già attivarsi per adeguare i processi per adempiere all’obbligo normativo dal 2017.
La fase a regime partirà dal 2023 e sarà preceduta dall’emanazione di appositi provvedimenti che la regolamenteranno. In tale fase la memorizzazione elettronica dei dati e la trasmissione telematica degli stessi all’Agenzia delle Entrate avverrà direttamente tramite le vending machine, che saranno adeguatamente attrezzate.
Fase transitoria per i distributori automatici
La fase transitoria prevede che la memorizzazione elettronica dei dati e la trasmissione telematica degli stessi avvengano senza la sostituzione dei distributori automatici (vending machine) attualmente in uso.
È però necessario seguire un iter specifico per l’adeguamento dei distributori e l’identificazione dei soggetti interessati. I soggetti interessati sono i gestori dei distributori automatici e i produttori dei software dei dispositivi mobili che “leggono” i dati memorizzati dai distributori stessi.
L’iter da seguire per ciascuna tipologia di soggetto interessato e per ciascuna fase di attivazione è a disposizione sul sito dell’Agenzia delle Entrate, nell’apposita partizione “Fattura elettronica Corrispettivi elettronici”.
Nella fase transitoria il processo si articola fondamentalmente in due passaggi:
- Il censimento pubblico delle vending machine (e l’adeguamento ed aggiornamento dei Sistemi Master, che sono i componenti elettronici delle vending machine capaci di raccogliere i dati dalle singole periferiche di pagamento, memorizzarli e trasmetterli ad altri apparati) e dei Dispostivi mobili;
- La trasmissione dei dati mediante Dispositivi mobili. Il “Dispositivo mobile” è un dispositivo dotato di connettività in grado di leggere, acquisire e trasmettere in uno specifico formato (XML) i dati contenuti nei Sistemi master delle vending machine.
Prima dei passaggi appena elencati è però necessario che i gestori delle vending machine e i produttori del software dei Dispostivi mobili si accreditino mediante la procedura on line disponibile sul sito dell’Agenzia delle Entrate. Solo a seguito del processo di accreditamento è infatti possibile procedere con il censimento delle vending machine e dei Dispostivi mobili e con la trasmissione telematica dei dati.
I produttori dei software dei Dispositivi mobili devono inserire all’interno dei dispostivi stessi il “Certificato fabbricante”, ottenuto in fase di accreditamento.
Quali sono i distributori automatici interessati all’obbligo normativo
I distributori automatici (vending machine) interessati sono tutti gli apparecchi automatizzati che erogano prodotti o servizi su richiesta dell’utente previo pagamento di un corrispettivo.
Le vending machine sono costituite da una o più “periferiche di pagamento” che controllano gli apparecchi erogatori.
Le “periferiche di pagamento” controllano l’erogazione di beni e servizi delle vending machine tramite un “Sistema master” che registra ogni somma incassata dalle periferiche di pagamento. E’ una periferica di pagamento anche la “torre di ricarica”, cioè l’apparecchio con cui è possibile generare un credito da utilizzare nella vending machine mediante “chiavetta” o altro apparecchio mobile, previo pagamento di una certa somma.
Le “torri di ricarica” devono essere sottoposte alla medesima disciplina prevista per le vending machine (memorizzazione elettronica dei dati e trasmissione telematica degli stessi). Per le “torri di ricarica” si deve quindi procedere con il censimento, la memorizzazione e la trasmissione dei dati.
Censimento delle vending machine
L’Agenzia delle Entrate deve censire le vending machine esistenti sul territorio nazionale.
A regime i soggetti passivi che effettuano cessione di beni o servizi tramite le vending machine dovranno comunicare all’Agenzia delle Entrate la matricola identificativa dei Sistemi master entro la data di messa in servizio degli stessi.
Nella fase transitoria il censimento è invece partito dalla fine di luglio 2016, quando l’Agenzia delle Entrate ha reso disponibile il servizio sul proprio sito. Per effettuare il censimento i gestori delle vending machine devono quindi accedere all’apposito servizio presente sul sito dell’Agenzia delle Entrate.
I dati da fornire ai fini del censimento sono:
- dati del gestore della vending machine;
- dati del Sistema master (identificativo dispositivo, latitudine e longitudine della localizzazione della vending machine; tipo di vending machine che può essere “Food” “Non Food” “Food e non Food” “non disponibile”; protocollo di comunicazione).
Il processo di censimento si conclude con la produzione di un QRCODE per ciascun Sistema master, che deve essere apposto in luogo visibile e protetto sulla singola vending machine.
Il QRCODE contiene i dati di una pagina web gestita dall‘Agenzia delle Entrate sulla quale sarà possibile verificare pubblicamente i dati identificativi dell’apparecchio e del relativo gestore.
L’utente che rileva l’assenza del QRCODE sulla vending machine o non riscontra l’indirizzo della pagina web dell’Agenzia delle Entrate può segnalare l’irregolarità all’Agenzia stessa tramite un apposito numero telefonico o un indirizzo mail pubblicati sul sito dell’Agenzia delle Entrate.
Al momento del censimento lo stato dei Sistemi Master è “attivato” e diventa automaticamente “in servizio” in occasione della prima trasmissione dati.
In presenza di un elevato numero di vending machine il Gestore può effettuare un censimento massivo, utilizzando gli appositi servizi messi a disposizione sul sito dell’agenzia delle Entrate, che consentono di ottenere una produzione massiva di QRCODE.
In caso di cessione (a qualsiasi titolo), sostituzione, furto, guasto, distruzione delle vending machine l’aggiornamento delle matricole dei Sistemi master deve essere garantito in modo costante a e tempestivo dal gestore del distributore automatico.
Censimento dei dispositivi mobili
Il censimento dei Dispostivi mobili avviene contestualmente alla fase di attivazione degli stessi.
I Dispositivi mobili, per consentire la trasmissione telematica dei dati all’Agenzia delle Entrate, devono essere muniti di un “Certificato dispositivo”, che è richiesto ed inviato all’Agenzia delle Entrate direttamente tramite il Dispositivo mobile.
L’attivazione del Dispositivo mobile avviene con:
- la trasmissione all’Agenzia delle Entrate tramite il Dispositivo stesso del “certificato dispositivo”, già a bordo del Dispositivo, che contiene anche l’IMEI del Dispositivo (codice di identificazione);
- la trasmissione della richiesta di attivazione predisposta all’interno di un file secondo il tracciato “attiva dispositivo”.
Nel momento in cui la procedura di attivazione del Dispositivo mobile è conclusa lo stato del Dispositivo mobile diventa “attivo”. Da questo momento l’Agenzia delle Entrate aggiorna la base anagrafica con l’associazione tra: IMEI del Dispositivo mobile – Dispositivo mobile – Partita Iva del gestore.
Per un cambio di stato del Dispositivo mobile (per dismissione, furto, cessione, rottura) deve essere seguita un’apposita procedura sul sito dell’Agenzia delle Entrate.
Modalità e termini di memorizzazione elettronica e trasmissione telematica delle informazioni dei distributori automatici
Memorizzazione elettronica
L’obbligo di memorizzazione elettronica dei dati può essere assolto anche attraverso il processo di conservazione elettronica previsto dal DM 17/6/2014.
I gestori delle vending machine devono conservare tutti gli elementi informativi (i report di conciliazione tra i dati rilevati dal Sistema master e quelli contabilizzati, il prospetto di chiusura periodica della cassa, la riconciliazione tra le rilevazioni quotidianamente pervenute e i corrispettivi annotati) riferiti alle singole rilevazioni degli incassi effettuate dal Sistema master nel corso dell’anno di riferimento. Tra gli elementi riconducibili ai dati dei corrispettivi devono essere comunque conservati almeno i rapporti di conteggio del denaro contante prelevato dalle relative periferiche di pagamento al momento della rilevazione degli incassi.
Trasmissione telematica
Adeguamento dei Dispostivi mobili
Nella fase transitoria, attuale, in cui i distributori automatici non sono ancora attrezzati per l’invio automatico dei dati all’Agenzia delle Entrate, la trasmissione telematica dei corrispettivi avverrà tramite un Dispositivo mobile appositamente attrezzato.
Il Dispositivo mobile leggerà i dati dal Sistema master e trasferirà tali dati in un file che verrà reso autentico ed inalterabile dall’apposizione di un sigillo.
Il Dispositivo mobile dovrà quindi essere dotato di un apposito software che consenta:
- di trasferire i dati del Sistema master in un file (che verrà trasmesso all’Agenzia delle Entrate);
- di apporre il sigillo sul file con apposito certificato rilasciato dell’Agenzia delle Entrate stessa. Il sigillo garantirà l’autenticità e l’inalterabilità dei dati fiscali trasferiti dal Dispositivo mobile.
Tempi di trasmissione
La trasmissione dei corrispettivi dovrà ricadere nella fascia oraria 00:00- 22:00.
La rilevazione di eventuali corrispettivi nella fascia oraria 22:00-00:00 viene comunque memorizzata dal Dispositivo mobile in un file in formato XML, che viene firmato per garantirne integrità ed autenticità; la trasmissione di questo file ripartirà alle 00:01, quando il servizio si riattiverà.
Il file XML contenente i dati dei corrispettivi da inviare all’Agenzia delle Entrate viene generato dal Dispositivo mobile nel momento in cui il Dispositivo stesso viene utilizzato per il rifornimento dei beni da vendere e/o per la lettura dei dati del Sistema master e/o per la raccolta del denaro contante presente nelle periferiche di pagamento.
Il file XML viene trasmesso all’Agenzia delle Entrate tramite il Dispositivo mobile. L’Agenzia delle Entrate verifica la correttezza del file ricevuto e mette a disposizione sul proprio sito, in apposite funzionalità web, la consultazione dell’esito e dei dati trasmessi.
La trasmissione dei dati giornalieri può avvenire con una frequenza variabile (infra-giornaliera, giornaliera, settimanale…) ma non può superare l’intervallo di 30 giorni.
Nel caso in cui il Gestore (o un suo delegato) non rilevi dati per un periodo superiore a 30 giorni (ad esempio a causa della stagionalità dell’esercizio dove è ubicato il distributore automatico o per eventi eccezionali o per interruzioni delle trasmissioni non causate da malfunzionamenti tecnici dell’apparecchio) tramite il Dispositivo mobile devono essere inviate le informazioni relative al periodo di interruzione alla prima trasmissione successiva o all’ultima effettuata.
La trasmissione dei dati tramite il Dispositivo mobile deve avvenire sempre in prossimità della vending machine a cui l’invio si riferisce.
A regime la trasmissione dei dati non avverrà più utilizzando il Dispositivo mobile ma utilizzando direttamente il Sistema master della vending machine.
Informazioni da memorizzare e trasmettere telematicamente
I dati che devono essere inviati sono i seguenti:
- Numero progressivo operazioni di prelievo dati;
- Matricola del Sistema master;
- Data ora prelievo dati;
- Data ora prelievo dati precedente;
- Totale venduto nel periodo di riferimento;
- Totale venduto dall’inizializzazione;
- Totale venduto a contante nel periodo di riferimento;
- Totale venduto a contante dall’inizializzazione;
- Totale venduto non a contante nel periodo di riferimento;
- Totale venduto non a contante dall’inizializzazione;
- Totale incassato nel periodo di riferimento;
- Totale incassato dall’inizializzazione;
- Totale incassato per ricarica nel periodo di rifermento;
- Totale incassato per ricarica dall’inizializzazione;
- Totale incassato per vendita nel periodo di riferimento;
- Totale incassato per vendita dall’inizializzazione;
- Totale reso dai tubi resto nel periodo di riferimento;
- Totale reso dai tubi resto dall’inizializzazione;
- Totale verso i tubi di resto nel periodo di riferimento;
- Totale verso i tubi di resto dall’inizializzazione;
- Reso manualmente dai tubi di resto nel periodo di rifermento;
- Reso manualmente dai tubi di resto dall’inizializzazione;
- Caricato manualmente nei tubi di resto nel periodo di riferimento;
- Caricato manualmente nei tubi di resto dall’inizializzazione.
Se il gestore (o un suo delegato) nota una rilevazione di dati errati dovuti a malfunzionamenti della vending machine o dei Dispositivi mobili può segnalare tale anomalia tramite l’apposita procedura on line sul sito dell’Agenzia delle Entrate.
Sanzioni per mancata memorizzazione elettronica e trasmissione telematica dei dati
In caso di mancata memorizzazione elettronica dei dati o mancata trasmissione telematica degli stessi si applicano le sanzioni previste per la mancata emissione degli scontrini fiscali/ricevute fiscali e cioè:
- Sanzione pari al 100% dell’Iva corrispondente all’importo non memorizzato/trasmesso (art.6, c.3 D.Lgs. 471/1997);
- Sospensione della licenza o dell’autorizzazione all’esercizio dell’attività da tre giorni ad un mese se vengono contestate quattro distinte violazioni compiute in giorni diversi nel corso di un quinquennio. La sospensione è disposta per un periodo da un mese a sei mesi se l’importo complessivo dei corrispettivi oggetto di contestazione eccede la somma di 50.000 euro (art.12, c2 D.Lgs. 471/1997).
